Με αφορμή ερωτήματα μελών μας, σχετικά με τις υποχρεώσεις των επιχειρήσεων που απασχολούν προσωπικό, στην περίπτωση επιτόπιου ελέγχου από το Σώμα Επιθεώρησης Εργασίας (ΣΕΠΕ), σας υπενθυμίζουμε:
Μετά την από 01-06-2014 κατάργηση του Ειδικού Βιβλίου Καταχώρισης Νεοπροσλαμβανόμενου Προσωπικού (γνωστό ως πορτοκαλί βιβλίο ΙΚΑ), το οποίο υποχρεωτικά θα πρέπει να φυλάσσεται για 10 έτη (καθώς για οποιαδήποτε παράβαση διαπιστωθεί για ενέργεια πριν τις 01-06-2014, θα καταλογίζονται κυρώσεις), κάθε επιχείρηση θα πρέπει να έχει απαραίτητα αναρτημένα σε εμφανές σημείο:
α) Τον ετήσιο πίνακα προσωπικού, ο οποίος υποβάλλεται υποχρεωτικά ηλεκτρονικά μέσω του πληροφοριακού συστήματος ΕΡΓΑΝΗ από 1 έως 31 Οκτωβρίου, καθώς και συμπληρωματικούς πίνακες στην περίπτωση νέων προσλήψεων.
β) Το πρόγραμμα εργασίας με τα ρεπό, κυλιόμενα και μη του προσωπικού, που υποβάλλεται ηλεκτρονικά, είναι προέκταση του πίνακα προσωπικού και για το λόγο αυτό διέπεται από τις ίδιες διατάξεις. Συντάσσεται σε μία επιπλέον σελίδα και θα πρέπει να είναι κατανοητό από τους εργαζόμενους, αλλά και από τους ελεγκτικούς μηχανισμούς (προγράμματα του τύπου, “εναλλάξ τη μία εβδομάδα πρωί και την άλλη απόγευμα” δεν γίνονται αποδεκτά από την Επιθεώρηση Εργασίας). Σε περίπτωση που οι χρόνοι εργασίας ποικίλλουν κατατίθεται πρόγραμμα με συγκεκριμένες ημέρες και ώρες.
Υποχρεωτική είναι η συμπλήρωση και υποβολή του Ε8 στο πληροφοριακό σύστημα ΕΡΓΑΝΗ για: α) κάθε αλλαγή ή τροποποίηση του ωραρίου ή της οργάνωσης του χρόνου εργασίας των εργαζομένων, το αργότερο έως και την ημέρα αλλαγής ή τροποποίησης του ωραρίου ή της οργάνωσης του χρόνου εργασίας, και σε κάθε περίπτωση πριν την ανάληψη υπηρεσίας από τους εργαζομένους, καθώς και β) την υπερεργασία και τη νόμιμη κατά την ισχύουσα νομοθεσία υπερωριακή απασχόληση πριν την έναρξη πραγματοποίησής της.
Θα πρέπει να τηρούν επίσης στο χώρο εργασίας:
γ) Τις αναγγελίες προσλήψεων των εργαζομένων στον ΟΑΕΔ, καθώς και τις συμβάσεις εργασίας τους.
δ) Το βιβλίο αδειών προσωπικού με τις υπογραφές τους, (βάσει της νομοθεσίας επιτρέπεται η κατάτμηση της αδείας των εργαζομένων όχι όμως κάτω των 6 ημερών).
Υποχρεωτική είναι η ηλεκτρονική γνωστοποίηση της ετήσιας κανονικής άδειας των εργαζομένων με την υποβολή του έντυπου Ε11 στο “ΕΡΓΑΝΗ“, από 1 Ιανουαρίου έως 31 Ιανουαρίου κάθε έτους και αφορά τις άδειες και το επίδομα άδειας του προηγούμενου ημερολογιακού έτους και που έχουν καταχωρισθεί στο Βιβλίο Αδειών.
ε) Τις εξοφλητικές αποδείξεις της μισθοδοσίας των τριών τελευταίων μηνών και
στ) το βιβλίο τεχνικού ασφαλείας.
Συμπληρωματικά, υπενθυμίζουμε ότι θα πρέπει επίσης:
- Να υπάρχουν συγκεντρωμένα εντός της επιχείρησής σας -και όχι στον λογιστή σας- τα προαναφερόμενα βιβλία, στοιχεία κ.λπ.
- Να έχετε στη διάθεσή σας τους κωδικούς για το σύστημαΕΡΓΑΝΗ, ώστε να γίνονται ανά πάσα ώρα και στιγμή οι οποιεσδήποτε τροποποιήσεις.
Παρακαλούμε να δώσετε ιδιαίτερη προσοχή για την τήρηση των ανωτέρω, καθώς τα πρόστιμα για παραλήψεις που θα πέσουν στην αντίληψη των αρμοδίων υπηρεσιών σε περίπτωση ελέγχου είναι πάρα πολύ υψηλά.
